Protokół nr 7
z kontroli rozliczenia dotacji udzielonych z budżetu Gminy Sulików klubom sportowym
i jednostkom ochotniczych straży pożarnych w latach 2008, 2009, 2010.
Komisja Rewizyjna w składzie:
-Jerzy Marek Nowicki – Przewodniczący Komisji,
-Bogdan Kaczmarczyk – Zastępca Przewodniczącego,
-Andrzej Kurek – członek Komisji,
-Grzegorz Konarski – członek Komisji,
-Weronika Ziółkowska – członek Komisji
Na podstawie upoważnienia Przewodniczącego Rady Gminy Sulików nr 2/2012 z dnia 15 lutego 2012 r. przeprowadziła kontrolę rozliczenia dotacji udzielonych z budżetu Gminy Sulików klubom sportowym i jednostkom ochotniczych straży pożarnych w latach 2008, 2009, 2010 w dniach 17 lutego 2012 r. i 22 marca 2012 r. Posiedzenie w dniu 22 marca zostało przerwane i kontynuowane w dniu 12 kwietnia 2012 r.
Na posiedzeniach Komisja działa w pełnym składzie.
Na posiedzeniu w dniu 17 lutego 2012 r. o godz. 1530 obecna była Sekretarz Gminy Sulików – Elżbieta Piotrowska. Komisja zapoznała się z pisemnym Sprawozdaniem z rozliczenia dotacji za lata 2008-2010. Pracę nad rozliczeniami, które następnie zostaną przekazane do Wydziału Finansowego w celu zaksięgowania trwają od momentu, kiedy Sekretarz Gminy otrzymała informację o zaległościach. Największym problemem było skompletowanie dokumentacji, w wielu przypadkach pomogły w tym jednostki OSP i kluby sportowe, które posiadały komplet dokumentów wraz z potwierdzeniem wpływu rozliczenia do Urzędu Gminy.
Część dokumentów musiała zostać odtworzona.
W posiedzeniu w dniu 22 marca 2012 roku o godz. 1530 udział wzięli:
-Elżbieta Piotrowska – Sekretarz Gminy Sulików,
-Katarzyna Sadowska – księgowa OSP,
oraz przedstawiciele jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych:
-Jan Kolbuch – OSP Studniska,
-Grzegorz Kolbuch – OSP Studniska,
-Robert Traczyk – OSP Miedziana,
-Mariusz Michalski – OSP Stary Zawidów.
Jednostki OSP oraz kluby sportowe, którym przyznawane były dotacje w latach 2008, 2009, 2010 dostarczyły wszystkie rozliczenia. W latach 2003-2007 rozliczeniami dotacji OSP zajmowała się Pani Katarzyna Sadowska. W latach 2008-2010 część większość rozliczeń sporządzanych było przez Panią Elżbietę Jaworską – księgową opłacaną z dotacji przyznawanej dla OSP Studniska Dolne, która z tego tytułu była zwiększona.
Poruszona została sprawa formy rozliczania dotacji oraz niektóre z poszczególnych rozliczeń, jak np. rozliczenie dotacji udzielonej dla Ochotniczej Straży Pożarnej w Studniskach Dolnych na bramę garażową.
Przedstawiciele jednostek OSP pozytywnie ocenili współpracę z obecną księgową Panią Katarzyną Sadowską.
Posiedzenie zostało kontynuowane w dniu 12 kwietnia 2012 r. o godz. 1530. Przewodniczący Komisji zwrócił się do Wójta Gminy o oddelegowanie na posiedzenie Pani Lidii Rychtarczyk – pełniącej obowiązki Sekretarza Gminy Sulików w okresie od 27 września 2007 r. do 30 kwietnia 2011 r. oraz Pani Marii Maciaszek – Skarbnika Gminy Sulików.
Pani Lidia Rychtarczyk, która sprawowała nadzór nad pracownikiem Urzędu Gminy Sulików ds. zarządzania kryzysowego i spraw społecznych Panem Janem Jaworskim, który zajmował rozliczeniami dotacji przyznanymi w latach 2008, 2009, 2010.
Pani Rychtarczyk poinformowała, że wszystkie jednostki OSP i kluby sportowe dostarczyły rozliczenia dotacji we wskazanym terminie, jednak braki i nieścisłości zawarte
w rozliczeniach nie zostały usunięte na bieżąco. Na tej podstawie przyznawane były kolejne dotacje. Jednostki musiały być utrzymane w gotowości bojowej. Pracownik nad którym sprawowała wówczas nadzór zapewniał, że wszystkie rozliczenia zostaną przekazane do Wydziału Finansowego w celu zaksięgowania. Rozliczenia nie zostały przekazane do Wydziału Finansowego, nie zostały sprawdzone i poprawione od razu po wpłynięciu do pracownika. Pracownik ds. zarządzania kryzysowego i spraw społecznych przez większość roku 2010 przebywał na zwolnieniu lekarskim, a z dniem 29 października 2010 r. przeszedł na emeryturę. Pani Rychtarczyk wraz z pracownikiem, który przejął obowiązki Pana Jawroskiego usiłowała doprowadzić do przekazania wszystkich rozliczeń do Wydziału Finansowego. Znaczące braki w dokumentacji oraz wiele nieścisłości zawartych w rozliczeniach utrudniły to. W przypadku rozliczeń jednostek OSP, największym utrudnieniem było rozliczenie paliwa, w którym ujmowane zostały wyjazdy nie związane z działalnością przeciwpożarową jak np. wyjazd na ślub strażaka, nie mogące zostać pokryte ze środków pochodzących z dotacji.
Skarbnik Gminy poinformowała, że dotacje dla jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych były przyznawane na podstawie ustawy o ochronie przeciwpożarowej oraz ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie. Obowiązkiem Gminy jest zapewnienie środków m.in. na ochronę przeciwpożarową. Rozliczenia poszczególnych dotacji wpłynęły do Urzędu Gminy Sulików we wskazanym terminie o czym świadczą wpisy do dziennika korespondencyjnego. W związku z tym nie było podstaw do nie przyznania dotacji. Dokumentacja rozliczeń utknęła w Urzędzie Gminy, ponieważ pracownik merytoryczny nie sprawdzał na bieżąco i nie przekazywał dokumentacji do Wydziału Finansowego w celu sprawdzenia i zaksięgowania. Dokumentacja która wpłynęła do Wydziału była niekompletna, w związku z tym była zwracana pracownikowi wraz z uwagami. Zadaniem pracownika merytorycznego jest skompletowanie dokumentacji i przekazanie do Wydziału Finansowego w celu zaksięgowania.
WNIOSKI:
- Głównym powodem zaległości w rozliczeniach dotacji przyznawanych z budżetu Gminy Sulików dla jednostek OSP i klubów sportowych w latach 2008, 2009, 2010 był niewystarczający nadzór nad pracownikiem merytorycznym odpowiedzialnym za rozliczenia dotacji zatrudnionym w Pionie Sekretarza Gminy oraz niedopełnienie obowiązków przez pracownika. Rozliczenia wpływały do Urzędu Gminy czego potwierdzeniem jest adnotacja w dzienniku korespondencyjnym, jednak dokumentacja nie trafiła do Wydziału Finansowego w celu zaksięgowania. Dokumentacja, którą dysponował pracownik nie była kompletna, ponadto zawierała nieuzasadnione wydatki, które nie powinny być pokrywane z dotacji pochodzącej z budżetu Gminy Sulików.
- Komisja wnioskuje o:
-dokładne sprawdzanie rozliczeń dotacji zaraz po wpłynięciu do pracownika merytorycznego, aby ewentualne błędy lub braki uzupełnić na bieżąco,
-szczegółowe określenie wydatków jakie kluby sportowe oraz jednostki ochotniczych straży pożarnych mogą ponosić z przyznanych dotacji z budżetu Gminy Sulików, opracowanie regulaminu według którego dotacje będą rozliczane,
-systematyczne przeprowadzanie litrarzowania sprzętu przeciwpożarowego,
-rozważenie możliwości sporządzania rozliczeń dotacji przyznawanych zarówno dla klubów sportowych jak i jednostek OSP z budżetu Gminy przez jedną osobę,
-zwiększenie nadzoru nad pracownikiem merytorycznym przyjmującym rozliczenia dotacji, w celu zapobiegnięcia powtórzeniu się sytuacji, która miała miejsce w latach 2008, 2009, 2010.
Wójt Gminy Sulików
Robert Starzyński /-/
Zespół kontrolny w składzie:
Andrzej Kurek /-/
Jerzy Nowicki /-/
Bogdan Kaczmarczyk /-/
Weronika Ziółkowska /-/
Grzegorz Konarski /-/
